Задачи и функции

Задачи отдела делопроизводства:

  1. совершенствование форм и методов работы с документами;
  2. обеспечение единого порядка документирования, построения информационно-поисковых систем;
  3. организация делопроизводства в филиале, а также документационное обеспечение деятельности директората филиала;
  4. организация бумажного документооборота, электронного документооборота в филиале;
  5. внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в филиале и структурных подразделениях;
  6. организация и обеспечение работы с правовыми актами руководства филиала (далее – правовые акты) в соответствии с основными полномочиями отдела, установленными настоящим Положением;
  7. контроль за исполнением должностными лицами и структурными подразделениями филиала нормативных правовых актов Российской Федерации, поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, данных в пределах их полномочий, руководства университета, филиала (далее – контрольные документы);
  8. информирование руководства филиала о состоянии исполнения контрольных документов и исполнительской дисциплине, разработка и представление предложений о принятии мер по обеспечению исполнения контрольных документов;
  9. проведение проверок организации контроля и исполнения контрольных документов в структурных подразделениях филиала;
  10. оказание методической и консультативной помощи секретариатам и структурным подразделениям филиала по вопросам совершенствования системы делопроизводства и контроля.
  11. иные задачи, установленные ректором университета, проректором-директором филиала.

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции в установленной сфере деятельности:

  1. внедрение единой системы делопроизводства и документооборота (в том числе электронного) в филиале;
  2. проведение мониторинга документооборота, совершенствование форм и методов работы с документами, внедрение прогрессивных технологий в систему документооборота, повышение исполнительской дисциплины;
  3. подготовка, заверение в установленном порядке и выдача копий правовых актов, хранящихся в отделе делопроизводства филиала;
  4. осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки поступающих и отправляемых документов, а также копировально-множительных работ;
  5. передача на рассмотрение руководству поступающих документов;
  6. разработка сводной номенклатуры дел филиала;
  7. организация заказа и учета бланков, печатей и штампов для структурных подразделений филиала, а также списание печатей и штампов, утративших свою актуальность, и испорченных бланков;
  8. подготовка документов для подписания проректором-директором филиала, регистрация и выпуск в установленном порядке подписанных нормативных и правовых актов;
  9. ведение электронных баз данных правовых актов, предоставление в установленном порядке сведений, содержащихся в базах данных;
  10. проведение проверок по вопросам делопроизводства, документооборота, осуществление контроля за исполнением должностными лицами и структурными подразделениями университета контрольных документов, в том числе:
    • прохождением документов;
    • соблюдением установленных правил работы с документами;
    • качеством подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;
    • сокращением избыточной переписки в структурных подразделениях филиала;
  11. обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование проректора-директора филиала по этим вопросам;
  12. оказание методической помощи должностным лицам структурных подразделений филиала по вопросам, отнесенным к основным функциям отдела;
  13. методическое руководство секретариатами по документационному обеспечению деятельности;
  14. организация и проведение совещаний, семинаров по вопросам, отнесенным к основным функциям отдела, обобщение практики в сфере своего ведения;
  15. участие в работе экспертной комиссии филиала, проведение экспертизы научной и практической ценности документов, хранящихся в структурных подразделениях;
  16. осуществление методической помощи структурным подразделениям по комплектованию, хранению, учету и передаче в архив филиала документов, завершенных делопроизводством;
  17. исполнение запросов граждан и организаций по предоставлению информации, копий документов, хранящихся в архиве филиала.