Единая информационная служба
+7 (8182) 21-61-07

Порядок оформления командировочных документов

При принятии положительного решения относительно заявки на повышение квалификации или прохождение стажировки работнику необходимо подготовить командировочную документацию:

  • служебное задание с подписью руководителя структурного подразделения;
  • заявление на аванс (при необходимости);
  • заявку на бронирование проездных билетов и гостиницы (с указанием точных дат проезда и место проживания);
  • проект договора с учреждением (сумма договора должна включать только оплату образовательных услуг, к договору должна прилагаться программа обучения).

При оформлении командировки на территории иностранных государств необходимо учитывать рекомендации по оформлению зарубежных командировок, согласно Положению о служебных командировках, утвержденному приказом ректора университета от 05.10.2011 № 589 (в частности § 5 «Особенности направления в служебные командировки на территории иностранных государств»).

Пакет документов, указанных в п. 4.1, передается заявителем в Центр профессиональной переподготовки и повышения квалификации работников САФУ управления дополнительного образования (далее — Центр) не позднее, чем за 14 дней до выезда в командировку по адресу: ул. Северодвинская 13а, 5530, тел. 21-89-60.

Центр согласует служебное задание с начальником управления дополнительного образования, проректором по направлению деятельности и с проректором по международному сотрудничеству (при направлении в зарубежную командировку), осуществляет процедуру согласования договора, оформляет направление на стажировку на бланке университета и оформляет служебную записку в управление кадров о направлении работника на стажировку.

Управление кадров на основании служебной записки издает приказ о направлении работника на стажировку.

Не менее чем за 5 рабочих дней Центр передает в отдел «Сервисный центр» организационного управления САФУ (далее — Сервисный центр):

  • служебное задание с сопутствующими документами и расчетом командировочных расходов;
  • заявление на аванс;
  • заявку на приобретение билетов и бронирование жилого помещения (гостиницы) (при необходимости).

Не позднее, чем за сутки до выезда в командировку сервисный центр информирует работника о готовности командировочных документов.

Не менее чем за сутки до выезда в командировку работник получает командировочное удостоверение в Сервисном центре. Вместе с командировочным удостоверением работнику вручается утвержденное служебное задание и билеты, также сообщается информация о бронировании жилого помещения.

Не менее чем за сутки до выезда в командировку работник получает в центре согласованный договор (или гарантийное письмо). В случае стажировки работник получает направление на стажировку. В случае зарубежной командировки работник получает форму отчета по сбору информации о международных образовательных рынках по результатам служебной зарубежной командировки, в соответствии с приказом ректора университета от 30.01.2013 № 65.

По возвращении из командировки на территории России работник обязан в течение трех рабочих дней:

  • Предоставить в управление бухгалтерского учета авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, согласованный с руководителем структурного подразделения, проездные билеты, командировочное удостоверение (с отметками о прибытии и убытии), документы, подтверждающие прочие расходы, финансовые документы, связанные с оплатой обучения (оригинал договора, счета и акта выполненных работ).
  • Сдать в кассу университета неизрасходованный аванс.
  • Предоставить в управление кадров служебное задание с заполненным отчетом о выполнении служебного задания, согласованное руководителем структурного подразделения.
  • Предоставить в Центр копию документа о повышении квалификации / программу стажировки, отчет о прохождении стажировки

По возвращении из командировки на территории иностранных государств работник обязан в течение трех рабочих дней:

  • Предоставить в управление бухгалтерского учета дополнительно к документам, указанным в п. 9 копию приглашения на английском языке и перевод приглашения, перевод проездных документов (в соответствии с п. 6.13 Положения о служебных командировках).
  • Предоставить в управление международного сотрудничества отчет по сбору информации о международных образовательных рынках по результатам служебной зарубежной командировки.