Современные офисные технологии, делопроизводство

Специализация: Делопроизводитель

ь      Теория делопроизводства, правила оформления документов

ь      Работа с офисной техникой (сканер, факс, ксерокс)

ь      Электронный секретарь MS Outlook

ь      Базы данных MS Access

ь      Создание презентаций в MS Power Point

ь      Поиск информации в Internet

ь      Работа с электронной почтой в Outlook Express

В программу обучения входит несколько разделов, посвящённых рассмотрению той или иной программы.

1-й раздел - программа MS Outlook 2000 –диспетчер, который служит для организации эффективной работы с информацией в офисе. В ходе знакомства с ней, слушатели научатся:

1. Работать с  сообщениями электронной почты.
2. Создавать сведения о событиях, задачах и контактах, необходимые для планирования встреч и собраний.
3. Выполнять обмен сообщениями в пределах рабочей группы и взаимодействие с другими системами обмена информацией (электронная почта, модемная связь и т. д.).
4. Осуществлять управление документами.

2-й раздел - MS Access - программа, с помощью которой можно быстро и довольно просто создавать базы данных, наполнять их и работать с ними (СУБД - Система Управления Базами Данных).

Хранение и быстрый поиск нужной информации - является одной из важнейших функций персональных компьютеров и компьютерных сетей. Вот именно для этого и создаются СУБД.

На сегодняшнем рынке настольных СУБД приложение MS Access, бесспорно, является наиболее распространенным продуктом. Система управления базами данных MS Access XP имеет превосходный интерфейс, сверхмощные функции обработки запросов, высокоэффективные средства управления данными и защиты информации. С ее помощью любой непрофессиональный пользователь сможет решить большую часть своих каждодневных задач, связанных с созданием и заполнением форм, отчетов, применяя при этом макросы и язык Visual Basic for Applications.

БАЗЫ ДАННЫХ – это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче.

При рассмотрении этой программы учащиеся знакомятся с такими вопросами, как:

1. Настройка программы.
2. Добавление (удаление) в таблицу одной или нескольких записей.
3. Обновление значений некоторых полей в одной или нескольких записях.
4. Поиск одной или нескольких записей, удовлетворяющих некоторому условию, сортировка данных.
5. Проектирование, редактирование и выполнение запросов для просмотра, анализа и изменения данных, удовлетворяющих заданным критериям.
6. Управление данными (защита данных от несанкционированного доступа, поддержка многопользовательского режима  работы с данными, обеспечение целостности и согласованности данных).
7. Работа с формами.

Также слушатели научаться составлять отчёты, работать с макросами и выполнять окончательную сборку приложения.

3-й раздел - MS Power Point - приложение для подготовки презентаций, слайды которых выносятся на суд общественности в виде распечатанных графических материалов или посредством демонстрации электронного слайд фильма. Создав или импортировав содержание доклада, можете быстро украсить его рисунками, дополнить диаграммами или анимационными эффектами и звуком. Элементы навигации дают возможность генерировать презентации,  управляемые самим зрителем.

Основное предназначение - для стендовых докладов или тезисного знакомства с деятельностью и продукцией компании.

Приложение Power Point – лидер среди систем организации презентаций. С его помощью текстовая и числовая информация легко превращается в красочно оформленные слайды диаграммы.

На занятиях слушатели научатся:

ь      создавать свою презентацию,

ь      разрабатывать её компоновку и наполнять слайды содержанием,

ь      использовать и преобразовывать готовые варианты дизайна и шаблонов содержания

узнают:

ь      об основных понятиях и инструментах программы

ь      о принципах построения презентации

ь      о режимах программы, ускоряющих разработку документа.

4-й раздел – теория ведения делопроизводства.

Делопроизводство – это ведение документации организации. В делопроизводство входят прием, заполнение, оформление и отправка документов, контроль их движения и исполнения, при необходимости – обновление. Делопроизводство часто входит в профессиональные обязанности секретаря-референта.

Знакомство по данной теме предполагает рассмотрение вопросов:

ь      функции современного офиса

ь      классификация документов и правила их компьютерного оформления

ь      правила оформления курсовых и дипломных работ, а также документов личного характера (заявление, расписка, доверенность и др.)